En estos tiempos de pandemia, el teletrabajo, ha venido a quedarse en muchas organizaciones. En muchos casos, se implantó deprisa y corriendo debido al confinamiento y se ha vuelto a restablecer el trabajo presencial, ya sea porque las organizaciones no estaban preparadas para llevarlo a cabo en condiciones, o bien por miedo a no controlar el trabajo realizado.

El teletrabajo es posible en muchos casos, es beneficioso para la conciliación familiar y es fácilmente controlable si el trabajador /a realiza sus responsabilidades, pero se debe gestionar de manera adecuada y establecer unas reglas claras para todas las partes.

Existen 3 riegos principales cuando se habla de teletrabajo:

1. Riesgos de comunicación
2. Riesgos de seguridad de la información
3. Riesgos de seguridad y salud

Todos ellos son o pueden tener un impacto importante sobre la organización.

1. Riesgos de comunicación:

No es lo mismo interaccionar en un ambiente de trabajo que hacerlo a distancia. Hay comunicaciones no verbales y comunicaciones no formales que se pierden.

Las organizaciones también se han visto abocadas, en ocasiones, a contratar a personal que se ha incorporado sin pasar por la oficina, directamente a teletrabajar en un equipo que ya estaba funcionando previamente al confinamiento.

También han cambiado las comunicaciones con clientes, proveedores y otras partes interesadas que deben gestionarse de una manera diferente.

• El estar aislado en un espacio ajeno a tu organización puede provocar falta de integración en tu equipo, por lo que es importante, estar informado con regularidad, tener breves reuniones de seguimiento e interaccionar con todos los miembros del equipo.
• La comunicación por videoconferencia debe ser cuidadosa: tu aspecto, el lugar desde donde realices tu trabajo, así como las interferencias que se puedan dar por estar en un lugar privado.
• Importante, tu disponibilidad debe ser conocida por tus contactos. Estar en casa, no significa estar disponible las 24 h.
• Disponer de recursos eficientes para poder tener comunicaciones en condiciones: evaluar qué conexión dispone el trabajador, facilitar el hardware y accesorios de informática que sean necesarios.
• Procedimentar cómo deben realizarse las comunicaciones con personal de la organización, con clientes, con proveedores o con otras partes interesadas. Conocer los canales de comunicación a utilizar.
• Realizar un plan de “engagement”/bienvenida para las nuevas incorporaciones, teniendo en cuenta la distancia social con el grupo.
• Formar al trabajador competencias TIC

2. Riesgos de seguridad de la información:

Este riesgo no es nuevo. Desde el momento que tenemos un dispositivo móvil desde donde poder comunicarnos, visualizar o transmitir información, ya existe un riesgo de seguridad de la información.

• La información de la organización pasa a ser visualizada, creada y gestionada fuera del entorno “controlado”. Es importante disponer de NDA firmados con todos los trabajadores. Todo trabajador debe ser consciente de la información que maneja, sus responsabilidades y sus obligaciones.
• Se debe tener una política de gestión de la información.
• Se debe tener una política de uso de dispositivos móviles.
• Se debe disponer de los sistemas que permitan la transmisión segura de la información a través de las redes, disponer de un plan de comunicaciones que asegure la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, en cualquier tipo de comunicación.
• Concienciar a los trabajadores sobre los peligros y riesgos que existen y formarlos regularmente en competencias digitales orientadas a la seguridad.
• Establecer los programas, aplicaciones y dispositivos autorizados para tratar información de la organización y los que no están autorizados.
• Tener los equipos protegidos contra ataques de malware.
• Definir un control de acceso digital robusto: passwords, usuarios, autenticación.
• Revisar o crear un procedimiento de baja de personal para evitar fugas de información.
• Tener un control sobre los activos de información: disponibilidad, responsable asignado, método seguro de borrado de información, método seguro de destrucción de activos…

3. Riesgos de seguridad y salud:

Las evaluaciones de riesgos de los puestos de trabajo anteriores pierden el sentido cuando vas a teletrabajar. El ambiente de trabajo ha cambiado, por lo que deben ser revisadas. De esta manera, también podemos determinar qué ha podido ser una baja laboral y qué no.

• Hacer una evaluación de riesgos en el lugar donde se va a teletrabajar.
• Adecuar un espacio para trabajar con garantías.
• Disponer de recursos ergonómicos: silla, pantalla/s, reposapiés, iluminación adecuada, accesorios de informática ergonómicos…
• Realizar descansos.
• Revisar y estar en contacto con los trabajadores para verificar las condiciones de trabajo y necesidades.
• Realizar formaciones específicas de prevención de riesgos y hábitos saludables.

Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, el trabajador/a se siente respaldado por la organización y se fomenta la pertenencia a un grupo o equipo. Por otro lado, las organizaciones tienen mayor control sobre el trabajo realizado y la confianza en que se está llevando a cabo bajo unas normas y procedimientos que se han establecido previamente.

Artículo de Montse Sardina (TOTALRISK) www.totalrisk.org