Montse Sardina

24May

El error humano no es la causa

24 de mayo de 2022 Montse Sardina 78

“Errar es de humanos” parece ser que es intrínseco a nuestra naturaleza humana. No se puede evitar ¿o sí?.

La automatización y control de procesos en las organizaciones ha hecho que los errores disminuyan, pero, aunque un proceso esté muy automatizado, siempre hay una o varias personas detrás, ni que sea para controlar y mantener la automatización. Y si hay personas, siempre, puede haber “errores humanos”.

En seguridad y salud, los errores humanos pueden ser de dos tipos: activos o latentes. Esto es totalmente extrapolable a todo tipo de errores.

Cuando hablamos de errores activos, el factor que ha provocado el error es claramente una persona, entre ellos, los fallos efectuados deliberadamente, pero también se contemplan los errores por despiste durante tareas rutinarias o malas decisiones que en el momento en que se tomaron, se creyeron buenas.

En cambio, cuando hablamos de errores latentes, son aquellos aspectos de una organización o externos que influyen en el comportamiento humano y hacen más probables los errores activos. Por ejemplo, aspectos asociados al stress, a las condiciones ambientales de trabajo, a la competencia, la salud…

Existen muchas metodologías para evitar el error y detectar errores, pero la realidad es que se siguen produciendo.

A priori, las organizaciones invierten tiempo y dinero en formar a las personas; quizás es una persona con experiencia e incluso con años en la organización y dispone de los medios para no equivocarse; quizás es una persona con una gran formación, pero un día se equivoca, se despista, se relaja y comete el error.

Hay muchos factores externos que pueden provocar una bajada de la atención. Factores externos que son difíciles de controlar para las organizaciones. Por ello, es importante que todos aquellos factores internos que pueden provocar errores se minimicen y se instale la cultura del error.

CULTURA ORGANIZACIONAL ANTE EL ERROR

Esta actitud positiva ante el error incluye dar la libertad a las personas a equivocarse, a que no haya ningún pudor a hablar de los errores cometidos para poder sacar conclusiones y mejorar.

La cultura del error es fundamental para no victimizar a quién se equivoca. Hemos de recordar que de los errores se aprende y si se ocultan, no sirven de nada.

Las organizaciones deben tener una actitud positiva ante el error. A veces un error puede hacer cambiar las cosas a mejor. De hecho, hay multitud de inventos increíbles que han surgido gracias a un error humano. Se me ocurren, por ejemplo, los post-its.

A pesar de ello, no debemos olvidar que, en la mayoría de las ocasiones, un error cuesta dinero, puede provocar lesiones… y, por lo tanto, las organizaciones deben poner en marcha mecanismos para evitarlos y se debe educar a las personas a hacer las cosas “correctamente”. No es suficiente, formar. La concienciación en hacer bien las cosas para no cometer errores es un trabajo constante.

TRATAMIENTO DE INCIDENCIAS “DEBIDAS” A UN ERROR HUMANO

De esta forma, las organizaciones deben concentrar sus esfuerzos en primero prevenir y luego corregir (PACA¹), y no al revés, (CAPA²). Las Acciones Preventivas basadas en el análisis y gestión de riesgos suponen ser PROACTIVO ante los errores. Identificar posibles “problemas” o “errores” potenciales que se puedan materializar y tomar acciones para eliminar la causa raíz (RCA³).

En cambio, cuando hablamos de Acciones Correctivas, la incidencia, problema, error, ya se ha producido y las acciones que debemos tomar son para evitar que vuelva a ocurrir. Esto supone ser REACTIVO ante los errores.

En cualquier caso, es muy importante identificar la causa raíz para eliminarla.

Con frecuencia, en las auditorías, nos encontramos que las organizaciones (pequeñas y grandes) registran incidencias, cuya causa raíz identifican como “error humano”. ¿Pero lo es? No. El error humano es un factor que provoca la incidencia, pero nunca es la causa raíz.

Siempre que se produzca un error humano, hay que buscar la causa o las causas que lo han provocado, ya sean interna a la organización o externas. Hay que ser metódico, porque si no encontramos la causa, el error se volverá a producir.

Algunas de las técnicas más comunes son los 5 porqués, el diagrama de espina de pez o de Ishikawa, el análisis de cambios/análisis de sucesos.

Sea cual sea la técnica utilizada, debemos trabajarla bien para hallar la causa o las causas y actuar, en la medida que sea posible, para eliminarla/s.

¿Qué causas pueden aparecer detrás de un error humano? Pueden darse causas internas a la organización: una baja formación, diseño incorrecto del proceso de trabajo, mal funcionamiento de equipos, falta de tiempo, una supervisión insuficiente, falta de liderazgo o engagement a la organización, problemas interpersonales, stress por carga de trabajo…

O causas externas: problemas personales, problemas relacionados con la salud de la persona…

Sea cual sea la causa, recordad, hay que buscarla y actuar sobre ella. Los errores se pueden producir y todos cometemos errores, pero siempre hay una o más causas que hicieron que nos equivocáramos.

¹PACA Preventive Actions Corrective Actions

²CAPA Corrective Actions Preventive Actions

³RCA Root Cause Analysis

01Jun

Cambios nueva norma ISO50001:2018 eficiencia energética

1 de junio de 2021 Montse Sardina 73

En 2011, se presentó la norma ISO50001:2011 para certificar sistemas de gestión energética con el objetivo de que las empresas llevaran realizar una gestión más eficiente del consumo energético y pudieran llevar a cabo una mejora continua.

En 2018, ISO revisó el estándar para adaptarla a nuevos requisitos del mercado y, como el resto de normas ISO revisadas, la publicaron con la nueva estructura de Alto Nivel ISO o HLS (High Level Structure) que mejora la integración de diferentes normas ISO.

El plazo para hacer la transición son tres años. Es decir, el próximo 20 de agosto del 2021, dejarán de ser vigentes los certificados según ISO50001:2011.

Objetivos de la norma

Igual que la versión del 2011, ISO50001 pretende que las empresas identifiquen las actividades que consumen más energía, las estudien para ver qué coste les supone y, dónde y cuándo se desperdicia energía.

De esta manera, las organizaciones pueden establecer buenas prácticas de consumo, aplicar mejoras para reducir consumos y optimizar la gestión de la energía, reduciendo costes y evidentemente, la huella de carbono de su actividad.

Cambios principales

El primero y más evidente es la Estructura de Alto Nivel que permite la mejor integración entre diferentes estándares ISO. Por ello, la norma está estructurada con los apartados:
- Introducción
- Objeto y campo de aplicación
- Referencias normativas
- Términos y definiciones
- Contexto de la organización
- Liderazgo
- Planificación
- Apoyo
- Operación
- Evaluación del desempeño
- Mejora
Cambios específicos sobre la gestión de la energía:
- En esta nueva versión, no se excluyen los tipos de energía dentro del ámbito y los límites del SGEn
- Las organizaciones deben asegurarse de que tienen la autoridad para controlar su eficiencia energética, el uso de la energía y el consumo de energía dentro del alcance y los límites.
- Cuando la organización disponga de datos que indiquen que las variables pertinentes afectan de forma significativa a la eficiencia energética, la organización normalizará el indicador de desempeño energético (IDEn) y la correspondiente base de referencia energética para comparar los cambios en la eficiencia energética.
- Para cada Uso energético, hay que identificar el desempeño energético actual e identificar las personas que influyen o afectan al USO.
- Nuevas definiciones para » factor estático «, » variable relevante » y » normalización «.
- La línea base se deberá revisar cuando se produzca algún cambio significativo.
- Se introduce el punto 6.6 “planificación para la recopilación de datos de la energía” que sustituye al “plan de medición de energía”. Este nuevo plan deberá especificar los datos necesarios para controlar las características claves e indicará cómo y con qué frecuencia se recogerán y conservarán los datos. También nos indica para qué áreas:
  - las variables pertinentes para los USE;
  - consumo de energía relacionado con los USE y con la organización;
  - características operativas relacionadas con los USE;
  - factores estáticos, si aplicara;
  - datos especificados en los planes de acción

Además, este plan debe revisarse y actualizarse a intervalos definidos.

En el punto 8.2 Diseño, aparece el término “tiempo de vida planificado o esperado”. En el diseño de instalaciones, equipos, etc.. nuevos, modificados y renovados que puedan tener un impacto significativo en el desempeño energético, se tendrá que tener en cuenta el desempeño a lo largo de la vida útil prevista o esperada.
Respecto a las adquisiciones (punto 8.3) se exige que se definan especificaciones para la adquisición de energía, además de la adquisición de equipos y servicios que ya venía descrito como requisito en la norma del 2011.
Se definen 40 términos frente a los 28 de la edición del 2011. 18 términos son nuevos. 13 de los nuevos términos son adoptados de la HLS, mientras que 5 son términos nuevos específicos de energía. Los 5 términos específicos de energía son: “mejora del desempeño energético”, “factores estáticos”, “variables relevantes”, “normalización” y “valor de indicador de desempeño energético (valor IDEn)”. Se han eliminado 5 términos de la edición 2011. Estos son: «servicios energéticos», «corrección», «acción preventiva», «registro» y «procedimiento».
Desaparece el “representante de la dirección” que es substituido por el “equipo de gestión de la energía”.

¿Por qué es importante esta norma?

Esta norma no suele ser un requisito explícito de clientes como otro tipo de normas ISO, pero tener un sistema de gestión energética certificado significa que las empresas gestionan el impacto que su actividad genera sobre el medioambiente (una de las áreas de la Responsabilidad Social Corporativa), reduciendo las emisiones e incrementando la eficiencia de las fuentes de energía y, además ayuda a las organizaciones a reducir sus costes operacionales, incrementando la eficiencia energética.

Artículo de Montse Sardina (TOTALRISK) www.totalrisk.org

09Feb

Riesgos asociados al teletrabajo

9 de febrero de 2021 Montse Sardina 67

En estos tiempos de pandemia, el teletrabajo, ha venido a quedarse en muchas organizaciones. En muchos casos, se implantó deprisa y corriendo debido al confinamiento y se ha vuelto a restablecer el trabajo presencial, ya sea porque las organizaciones no estaban preparadas para llevarlo a cabo en condiciones, o bien por miedo a no controlar el trabajo realizado.

El teletrabajo es posible en muchos casos, es beneficioso para la conciliación familiar y es fácilmente controlable si el trabajador /a realiza sus responsabilidades, pero se debe gestionar de manera adecuada y establecer unas reglas claras para todas las partes.

Existen 3 riegos principales cuando se habla de teletrabajo:

Riesgos de comunicación
Riesgos de seguridad de la información
Riesgos de seguridad y salud

Todos ellos son o pueden tener un impacto importante sobre la organización.

Riesgos de comunicación:

No es lo mismo interaccionar en un ambiente de trabajo que hacerlo a distancia. Hay comunicaciones no verbales y comunicaciones no formales que se pierden.

Las organizaciones también se han visto abocadas, en ocasiones, a contratar a personal que se ha incorporado sin pasar por la oficina, directamente a teletrabajar en un equipo que ya estaba funcionando previamente al confinamiento.

También han cambiado las comunicaciones con clientes, proveedores y otras partes interesadas que deben gestionarse de una manera diferente.

El estar aislado en un espacio ajeno a tu organización puede provocar falta de integración en tu equipo, por lo que es importante, estar informado con regularidad, tener breves reuniones de seguimiento e interaccionar con todos los miembros del equipo.
La comunicación por videoconferencia debe ser cuidadosa: tu aspecto, el lugar desde donde realices tu trabajo, así como las interferencias que se puedan dar por estar en un lugar privado.
Importante, tu disponibilidad debe ser conocida por tus contactos. Estar en casa, no significa estar disponible las 24 h.
Disponer de recursos eficientes para poder tener comunicaciones en condiciones: evaluar qué conexión dispone el trabajador, facilitar el hardware y accesorios de informática que sean necesarios.
Procedimentar cómo deben realizarse las comunicaciones con personal de la organización, con clientes, con proveedores o con otras partes interesadas. Conocer los canales de comunicación a utilizar.
Realizar un plan de “engagement”/bienvenida para las nuevas incorporaciones, teniendo en cuenta la distancia social con el grupo.
Formar al trabajador competencias TIC

Riesgos de seguridad de la información:

Este riesgo no es nuevo. Desde el momento que tenemos un dispositivo móvil desde donde poder comunicarnos, visualizar o transmitir información, ya existe un riesgo de seguridad de la información.

La información de la organización pasa a ser visualizada, creada y gestionada fuera del entorno “controlado”. Es importante disponer de NDA firmados con todos los trabajadores. Todo trabajador debe ser consciente de la información que maneja, sus responsabilidades y sus obligaciones.
Se debe tener una política de gestión de la información.
Se debe tener una política de uso de dispositivos móviles.
Se debe disponer de los sistemas que permitan la transmisión segura de la información a través de las redes, disponer de un plan de comunicaciones que asegure la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, en cualquier tipo de comunicación.
Concienciar a los trabajadores sobre los peligros y riesgos que existen y formarlos regularmente en competencias digitales orientadas a la seguridad.
Establecer los programas, aplicaciones y dispositivos autorizados para tratar información de la organización y los que no están autorizados.
Tener los equipos protegidos contra ataques de malware.
Definir un control de acceso digital robusto: passwords, usuarios, autenticación.
Revisar o crear un procedimiento de baja de personal para evitar fugas de información.
Tener un control sobre los activos de información: disponibilidad, responsable asignado, método seguro de borrado de información, método seguro de destrucción de activos…

Riesgos de seguridad y salud:

Las evaluaciones de riesgos de los puestos de trabajo anteriores pierden el sentido cuando vas a teletrabajar. El ambiente de trabajo ha cambiado, por lo que deben ser revisadas. De esta manera, también podemos determinar qué ha podido ser una baja laboral y qué no.

Hacer una evaluación de riesgos en el lugar donde se va a teletrabajar.
Adecuar un espacio para trabajar con garantías.
Disponer de recursos ergonómicos: silla, pantalla/s, reposapiés, iluminación adecuada, accesorios de informática ergonómicos…
Realizar descansos.
Revisar y estar en contacto con los trabajadores para verificar las condiciones de trabajo y necesidades.
Realizar formaciones específicas de prevención de riesgos y hábitos saludables.

Teniendo en cuenta todas estas cuestiones, el trabajador/a se siente respaldado por la organización y se fomenta la pertenencia a un grupo o equipo. Por otro lado, las organizaciones tienen mayor control sobre el trabajo realizado y la confianza en que se está llevando a cabo bajo unas normas y procedimientos que se han establecido previamente.

Artículo de Montse Sardina (TOTALRISK) www.totalrisk.org