Hoy en día, casi todos podemos decir que hemos participado de una manera u otra en un proyecto, ya sea en nuestra organización o bien en nuestra vida personal (por ejemplo, organizar un evento familiar). Algunos finalizan con éxito y otros no. Una buena gestión de proyectos puede ser la clave de ello.

Pero empecemos por definir proyecto. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Por lo que hay dos conceptos importantes: son temporales, siempre tienen un inicio y un final definidos y, son únicos, por lo menos, en alguna de sus partes, nunca antes se había realizado de esa manera.

Así que esta condición de único, lleva implícita una incertidumbre, es decir, que no tenemos certeza sobre lo que va a ocurrir en el futuro. Ésta es el origen del riesgo en un proyecto.

Hagamos un paréntesis y clarifiquemos conceptos que están arraigados en nuestra sociedad pero que debemos cambiarlos cuando tratamos la gestión de riesgos, en cualquier ámbito: financiero, seguridad, de productos y servicios, en proyectos, salud y sociedad…y más aún cuando las nuevas normas ISO9001:2015 y ISO14001:2015 le dedican un especial interés a este tema.

Un riesgo, según la RAE, se define como “Contingencia o proximidad de un daño”. Esta definición tiene explícita una connotación negativa. En la actualidad, las principales organizaciones internacionales relacionadas con la gestión de riesgos definen riesgo como un hecho o condición incierta que, si ocurriese, tendría un efecto positivo o negativo sobre algún objetivo. Si tiene un efecto positivo el riesgo lo veremos como una oportunidad y si tiene un efecto negativo, será una amenaza. Para abreviar se utilizan las siglas GOR, es decir, Gestión de Riesgos y Oportunidades.

También dentro del ámbito de la gestión de proyectos, definiremos crisis como la materialización en la realidad de un riesgo, de impacto importante, que puede llevar al fracaso del proyecto.

Como hemos dicho antes, los proyectos tienen un inicio y un fin. Es lo que llamamos la vida de un proyecto. En el caso de los riesgos, podemos decir que estos y la incertidumbre son mayores en el inicio del proyecto. Y que estos factores disminuyen durante la vida del proyecto, a medida que se van adoptando decisiones y aceptando los entregables. Aunque sí que es cierto que los potenciales impactos económicos para el proyecto por causa de la materialización de cualquier incertidumbre, tienen una evolución inversa. Al principio, tanto en la concepción como en el diseño, los imprevistos sólo implicarán sobrecostes despreciables o de escasa consideración, ya que se afrontan cantidades del orden de 0.5%-5% del total de los costes del proyecto, mientras que a medida que avanza el proyecto, los costes se incrementan considerablemente. Se trata de un incremento exponencial a partir del final de la fase de diseño o desarrollo, llegando a ser muy alto a partir del momento en que terminan las fases iniciales de la ejecución.

Por todo ello, la gestión de riesgos ha de ser un proceso contínuo a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto y se debe comenzar desde los momentos iniciales del arranque del proyecto.

Existe una guía llamada PMBOK realizada por el Project Management Institute Norte-Americano, que es una norma reconocida mundialmente en la profesión de la dirección de proyectos. El PMBOK describe normas, métodos, procesos y buenas prácticas reconocidas por profesionales dedicados a la dirección de proyectos y su contenido evoluciona a partir de sus conocimientos. La publicación de la sexta edición está prevista para el tercer trimestre de este año.

Esta guía, en su quinta edición, describe 10 áreas de conocimiento, donde una de ellas es la Gestión de Riesgos.
La Gestión de los Riesgos de un proyecto incluye los procesos para llevar a cabo la planificación, así como la identificación, análisis, planificación de la respuesta y control de los riesgos. Y los objetivos consisten en aumentar la probabilidad y el impacto de los eventos positivos, y disminuir la probabilidad y el impacto de los eventos negativos.

Un aspecto a tener en cuenta: La percepción del riesgo es subjetiva y se encuentra dentro del dominio de lo emocional. Por lo que hay personas con aversión al riesgo, que solo ven amenazas y cuya gestión de riesgos no es muy eficaz. Y personas que tienen una alta tolerancia al riesgo y que apenas les afectan, o que incluso les divierten, y por lo tanto, no ven las amenazas porque para ellos no son importantes. Esta subjetividad se debe disminuir porque nunca va a desaparecer. Todo esto debe tenerse en cuenta, sobre todo, en la identificación de oportunidades y amenazas, que debe hacerse por un grupo de personas suficientemente equilibrado, que sea capaz de detectar ambos tipos de incertidumbre.

En general, el cómo vamos a hacer la Gestión de Riesgos de nuestro proyecto, dependerá del tamaño del mismo, de los recursos de que dispongamos, del timing…aunque existen muchas herramientas y técnicas a disposición, debemos adaptarlas a nuestro proyecto en sí. Un consejo que me dio un experto, no debemos matar moscas a cañonazos.
Lo que es evidente es que se debe dedicar tiempo y recursos a la planificación de un proyecto en sus diferentes áreas de conocimiento y, en particular a la planificación del riesgo. Esto es fundamental para aumentar las posibilidades de éxito que es lo que realmente esperas cuando inicias cualquier proyecto.

Artículo publicado en empresas On-line por Montserrat Sardina